1. Chức năng

a) Tham mưu, giúp việc cho Viện trưởng; thực hiện các công việc do Viện trưởng giao về công tác tổ chức - cán bộ, quản lý khoa học, hợp tác quốc tế, tài chính - kế toán, hành chính, tổng hợp, văn thư - lưu trữ và thực hiện các công việc quản trị khác do Lãnh đạo Viện giao.

b) Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của Viện trưởng; nghiên cứu, soạn thảo và trình Viện trưởng phê duyệt các quy định áp dụng trong cơ quan; nghiên cứu và nắm vững quy định pháp luật liên quan đến hoạt động của cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan luôn phù hợp quy định của pháp luật.

c) Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện nội quy, quy định của các tổ chức và cá nhân trong toàn cơ quan;

d) Phục vụ các công tác hành chính theo quy định để Ban Lãnh đạo Viện thuận tiện trong chỉ đạo, điều hành và các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt.

e) Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của cơ quan.

2. Nhiệm vụ và quyền hạn

Phòng Hành chính - Tổng hợp có nhiệm vụ và quyền hạn trong việc quản lý tổng hợp các nội dung công việc được Viện triển khai, chịu trách nhiệm đầu mối triển khai các nội dung công việc, tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả thực hiện trước Viện trưởng về các mảng công tác sau:

2.1. Công tác tổ chức - cán bộ

a) Xây dựng kế hoạch, quy hoạch, chiến lược phát triển của đơn vị; xây dựng phương án sắp xếp tổ chức bộ máy, nhân sự, đề án vị trí việc làm, đề án tinh giản biên chế và tổ chức thực hiện sau khi được Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam phê duyệt.

b) Thực hiện công tác quy hoạch; đánh giá, xếp loại; tuyển dụng; bổ nhiệm, tạm đình chỉ công tác, cho thôi giữ chức vụ, từ chức, miễn nhiệm; điều động, thuyên chuyển, tiếp nhận và giải quyết thôi việc đối với viên chức của đơn vị theo phân cấp quản lý; theo dõi, quản lý và cập nhật bổ sung lý lịch, hồ sơ viên chức theo đúng quy định.

c) Thực hiện công tác quản lý nhân sự, đào tạo, bồi dưỡng viên chức theo quy định của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam và pháp luật hiện hành.

d) Theo dõi và thực hiện các công việc về công tác bảo vệ chính trị nội bộ theo phân cấp quản lý.

e) Theo dõi và thực hiện đầy đủ các chế độ đối với viên chức theo quy định của nhà nước bao gồm đào tạo, khen thưởng - kỷ luật, nâng bậc lương, bảo hộ lao động, nghĩa vụ quân sự, các chế độ bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, hưu trí…).

f) Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê về công tác tổ chức - cán bộ theo định kỳ và đột xuất.

g) Thực hiện các nhiệm vụ khác về tổ chức - cán bộ theo sự phân công của Viện trưởng.

2.2. Công tác quản lý khoa học

a) Xây dựng chương trình, kế hoạch trung hạn (5 năm) và hằng năm về hoạt động nghiên cứu khoa học của Viện phù hợp với định hướng phát triển khoa học địa lý nhân văn, khoa học vùng và phát triển bền vững; tổ chức triển khai thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

b) Tổ chức đăng ký, thẩm định, ký hợp đồng, hướng dẫn triển khai, theo dõi tiến độ, kiểm tra định kỳ, nghiệm thu, đánh giá kết quả và thanh lý hợp đồng các đề tài, nhiệm vụ, dự án nghiên cứu khoa học các cấp theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.

c) Tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện trong việc quản lý toàn diện hoạt động nghiên cứu khoa học; tổng hợp, xây dựng và thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình và kết quả thực hiện các nhiệm vụ khoa học của Viện theo yêu cầu của cơ quan quản lý cấp trên.

d) Quản lý, thu thập, cập nhật và phát triển cơ sở dữ liệu khoa học của Viện, bao gồm các đề tài, dự án nghiên cứu khoa học đã nghiệm thu; các công trình khoa học; báo cáo nghiên cứu; kỷ yếu hội thảo; luận văn, luận án và các sản phẩm khoa học khác có liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu của Viện; phục vụ công tác quản lý, tổng hợp, tra cứu, khai thác thông tin và đánh giá hoạt động nghiên cứu khoa học theo quy định.

e) Ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong quản lý khoa học, xây dựng, vận hành và cập nhật hệ thống cơ sở dữ liệu khoa học của Viện; kết nối, chia sẻ dữ liệu nghiên cứu khoa học với các hệ thống thông tin khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam và các cơ quan, tổ chức có liên quan theo quy định hiện hành.

f) Hỗ trợ, tư vấn và hướng dẫn viên chức, người lao động của Viện thực hiện đúng các quy định về quản lý hoạt động khoa học, quy trình đăng ký, triển khai và nghiệm thu nhiệm vụ khoa học theo Quy chế quản lý khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam và các quy định có liên quan, phù hợp với đặc thù của Viện.

g) Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị trực thuộc Viện tổ chức các hội nghị, hội thảo, tọa đàm khoa học, các hoạt động sinh hoạt học thuật và sự kiện khoa học theo sự phân công của Lãnh đạo Viện; phục vụ yêu cầu trao đổi học thuật, công bố và phổ biến kết quả nghiên cứu khoa học.

h) Thực hiện các nhiệm vụ khác về quản lý khoa học theo sự phân công của Viện trưởng.

2.3. Công tác hợp tác quốc tế

a) Xây dựng chương trình, kế hoạch 5 năm, hằng năm về công tác hợp tác quốc tế của Viện.

b) Phối hợp, hướng dẫn và thực hiện các thủ tục phục vụ hoạt động đoàn ra, đoàn vào theo quy định của pháp luật và của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.

c) Phối hợp, hướng dẫn, hỗ trợ kết nối, mở rộng hợp tác với các cơ quan, tổ chức nghiên cứu quốc tế trong và ngoài nước theo các quy định hiện hành.

d) Thực hiện các nhiệm vụ khác về hợp tác quốc tế theo sự phân công của Viện trưởng.

2.4. Công tác tài chính - kế toán

a) Thực hiện công tác tài chính - kế toán theo quy định của Nhà nước, của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam và của Viện.

b) Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về tình hình quản lý, sử dụng các nguồn kinh phí của Viện.

c) Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản đảm bảo tuân thủ theo đúng chính sách, chế độ, định mức chi hiện hành.

d) Thực hiện lập đầy đủ, kịp thời các loại báo cáo, thống kê đối với cơ quan tài chính cấp trên và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

e) Cung cấp thông tin, số liệu kế toán đúng quy định của pháp luật.

f) Phối hợp với các bộ phận có liên quan xây dựng kế hoạch dự toán ngân sách nhà nước hàng năm và kế hoạch tài chính ngân sách nhà nước 03 năm của Viện.

g) Tham mưu xây dựng các quy chế, quy định liên quan đến công tác tài chính - kế toán, đồng thời đề xuất các giải pháp giúp Viện trưởng trong quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí theo quy định.

h) Thực hiện các nhiệm vụ khác về tài chính - kế toán theo sự phân công của Viện trưởng.

2.5. Công tác Website, truyền thông và chuyển đổi số

a) Quản lý, vận hành, duy trì và phát triển Trang thông tin điện tử (Website) và Fanpage chính thức của Viện Địa lý nhân văn và Phát triển bền vững theo đúng quy định của pháp luật và định hướng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam; bảo đảm Website, Fanpage hoạt động ổn định, an toàn, cập nhật kịp thời, chính xác các thông tin về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và hoạt động của Viện.

b) Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch truyền thông hằng năm và theo từng nhiệm vụ cụ thể; thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền phục vụ hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học, đào tạo và đối ngoại của Viện; góp phần quảng bá hình ảnh, uy tín và vị thế khoa học của Viện đối với các cơ quan quản lý, đối tác và cộng đồng xã hội.

c) Tổ chức đăng tải, giới thiệu và phổ biến các kết quả nghiên cứu khoa học đã được phép công bố trên Website, Fanpage và các kênh truyền thông chính thức của Viện, bao gồm: công trình khoa học, báo cáo nghiên cứu, kỷ yếu hội thảo, ấn phẩm khoa học, sản phẩm nghiên cứu và các tài liệu khoa học khác; phục vụ nhu cầu tra cứu, tham khảo của cán bộ nghiên cứu, nhà khoa học và công chúng theo quy định.

d) Hướng dẫn, hỗ trợ khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn thông tin khoa học được công bố trên Website, Fanpage của Viện; cung cấp thông tin, dữ liệu khoa học dưới hình thức phù hợp trong phạm vi cho phép; bảo đảm tuân thủ các quy định về sở hữu trí tuệ, bảo mật thông tin và quản lý dữ liệu khoa học.

e) Viết, biên tập và đăng tải tin, bài, thông báo về các hoạt động nghiên cứu khoa học, hội nghị, hội thảo, tọa đàm, hợp tác trong nước và quốc tế, các sự kiện quan trọng của Viện; thực hiện truyền thông khoa học, truyền thông chính sách và truyền thông đối ngoại theo sự phân công của Lãnh đạo Viện.

f) Phối hợp với các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Viện và các tổ chức liên quan trong việc cung cấp thông tin, xây dựng nội dung Website và truyền thông bảo đảm tính khoa học, chính xác, thống nhất và phù hợp với định hướng phát triển của Viện.

g) Thực hiện công tác quản lý, lưu trữ nội dung thông tin truyền thông số; theo dõi, tổng hợp và báo cáo định kỳ, đột xuất về hoạt động Website và truyền thông theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện và cơ quan quản lý cấp trên.

h) Thực hiện các nhiệm vụ khác về Website và truyền thông và chuyển đổi số theo sự phân công của Viện trưởng.

2.6. Công tác hành chính, tổng hợp, quản trị và văn thư - lưu trữ

a) Thực hiện các chỉ đạo của Viện trưởng trong công tác chỉ đạo, điều hành, tổ chức triển khai các nhiệm vụ công tác; tham gia xây dựng, quản lý và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các nội quy, quy chế làm việc của cơ quan, tổng hợp các hồ sơ công việc liên quan.

b) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản. Quản lý Sổ đăng ký văn bản. Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.

c) Quản lý tài sản, trang thiết bị; sửa chữa, chống xuống cấp trụ sở; đảm bảo an ninh, trật tự, dân quân, tự vệ và an toàn phòng cháy, chữa cháy của Viện.

d) Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, tạp vụ, vệ sinh đối với các cuộc họp, sự kiện của cơ quan.

e) Thực hiện quản lý nhân sự, tài sản của Phòng theo quy định của Nhà nước, của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, của Viện Địa lý nhân văn và Phát triển bền vững.

f) Thực hiện các nhiệm vụ khác về hành chính, tổng hợp, quản trị và văn thư - lưu trữ theo sự phân công của Viện trưởng.

3. Cơ cấu tổ chức

Phòng Hành chính - Tổng hợp gồm 01 Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng và tối thiểu 07 viên chức.