1. Chức năng
- Tham mưu, giúp Viện trưởng tổ chức thực hiện các lĩnh vực công tác về tổ chức cán bộ; đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực; bảo vệ chính trị nội bộ; kế hoạch, tài chính; hành chính - tổng hợp, văn thư - lưu trữ, thi đua, khen thưởng, kỷ luật; kiểm tra, giám sát, pháp chế; bảo vệ, an ninh, phòng cháy, chữa cháy theo quy định pháp luật.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Về công tác hành chính, quản trị - văn thư, lưu trữ:
+ Tiếp nhận, đăng ký, giải quyết, xử lý các văn bản đi, đến trình Lãnh đạo Viện xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); làm thủ tục phát hành, theo dõi việc chuyển, phát văn bản đi; quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký văn bản; thực hiện báo cáo, thống kê công tác văn thư quản trị theo quy định của pháp luật.
+ Quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức theo quy định.
+ Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ: thu thập, phân loại, chỉnh lý, bảo quản, sắp xếp, bảo mật phục vụ công tác khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; thực hiện công tác báo cáo, thống kê lưu trữ, bảo mật theo quy định của pháp luật.
+ Cung cấp thông tin, giấy tờ, tài liệu, phương tiện phục vụ Lãnh đạo Viện trong quản lý, điều hành các công việc. Theo dõi, tổng hợp công tác hành chính và các hoạt động chung của Viện.
+ Thực hiện các thủ tục hành chính khác theo quy định của pháp luật và theo sự phân cấp của Viện Hàn lâm.
+ Tham mưu trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động, đôn đốc thường xuyên việc thực hiện Quy chế làm việc và chương trình, kế hoạch làm việc của Viện.
+ Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định của pháp luật về viên chức, người lao động và các văn bản khác quy định có liên quan.
+ Tham gia xây dựng, rà soát, sửa đổi, bổ sung các văn bản quản lý, kiến nghị các văn bản cần sửa đổi, ban hành mới (khi cần) để phục vụ cho công tác quản lý và thực hiện chế độ đối với viên chức và người lao động của Viện.
+ Phụ trách công tác lễ tân, tạp vụ, khánh tiết, âm thanh, ánh sáng trong hội trường, phòng họp; phối hợp tổ chức các hội nghị, hội thảo của Viện.
+ Quản lý văn phòng phẩm, chịu trách nhiệm in, phát hành các văn bản, tài liệu theo chỉ đạo của Lãnh đạo Viện.
+ Quản lý, kiểm tra, đảm bảo việc sử dụng trang thiết bị tài sản, cơ sở vật chất, phương tiện đi lại, thông tin liên lạc; thực hiện công tác mua sắm, sửa chữa, bảo trì, thanh lý tài sản và các điều kiện cần thiết phục vụ các nhiệm vụ của Viện theo quy định.
+ Đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy, bảo vệ trật tự, an toàn, vệ sinh, môi trường, cảnh quan khuôn viên trụ sở làm việc của Viện.
- Về công tác tổ chức - cán bộ:
+ Tham mưu, giúp Viện trưởng trong công tác quy hoạch, nhận xét, đánh giá viên chức và người lao động, xây dựng Đề án vị trí việc làm, Đề án tinh giản biên chế và tổ chức thực hiện sau khi được Viện Hàn lâm phê duyệt.
+ Tham mưu và thực hiện sự chỉ đạo của Viện trưởng trong công tác tuyến dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, đề bạt, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật viên chức và người lao động theo phân cấp; ký hợp đồng lao động, bố trí nhân sự và sắp xếp vị trí làm việc; xác nhận hồ sơ lý lịch, các giấy tờ văn bản của viên chức và người lao động, quản lý, cập nhật, bổ sung lý lịch, hồ sơ, hồ sơ điện tử và số bảo hiểm xã hội của viên chức, người lao động theo quy định của pháp luật.
+ Tham mưu giúp Viện trưởng xây dựng phương án sắp xếp tổ chức bộ máy và nhân sự phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế của Viện.
+ Tham mưu, giúp Viện trưởng trong tổ chức, quản lý đào tạo, bồi dưỡng theo kế hoạch và nhu cầu của Viện; thực hiện các thủ tục cử viên chức, người lao động đi học tập, công tác, nghiên cứu thực tế theo quy định và theo sự phân cấp của Viện Hàn lâm.
+ Tham mưu, giúp Viện trưởng hướng dẫn, thực hiện, đôn đốc, kiểm tra việc đảm bảo các chế độ, chính sách về lao động, tiền lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, đánh giá, phân loại viên chức, người lao động của Viện theo quy định của pháp luật.
+ Tổ chức thực hiện công tác kiểm tra theo quy định của Nhà nước; tiếp nhận, xử lý và trình Viện trưởng giải quyết kịp thời các đơn, thư khiếu nại, tố cáo của viên chức, người lao động theo quy định của pháp luật.
+ Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê về công tác tổ chức, nhân sự, đào tạo, bồi dưỡng, chế độ - chính sách, khen thưởng, kỷ luật theo định kỳ hoặc đột xuất.
+ Thực hiện công tác bảo vệ an ninh, chính trị nội bộ trong đơn vị.
- Về công tác tài chính - kế toán:
+ Làm đầu mối lập kế hoạch dự toán ngân sách Nhà nước hàng năm. Thông báo công khai dự toán ngân sách hằng năm đã được phê duyệt, triển khai, theo dõi thực hiện dự toán đã được phân bổ.
+ Tổ chức hạch toán và quản lý toàn bộ nguồn thu, chi của Viện theo đúng nguyên tắc, chế độ, chính sách hiện hành của Nhà nước.
+ Tổ chức thực hiện việc đăng ký quỹ lương với cơ quan tài chính cấp trên và kho bạc nhà nước. Hàng tháng tính tiền lương cho toàn thể viên chức, người lao động của Viện; thanh toán và quyết toán các khoản theo Quy chế chi tiêu nội bộ và các quy định hiện hành của Nhà nước.
+ Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi, thanh toán công nợ, các khoản phải thu, phải nộp, mua sắm, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, lập hồ sơ sổ sách quản lý tài sản, phối hợp với các tổ chức, đơn vị trong Viện kiểm kê tài sản theo định kỳ hoặc đột xuất.
+ Tham mưu, giúp Viện trưởng xây dựng các văn bản quản lý về công tác tài chính, kế toán và tài sản; phương án chi trả lương, thu nhập tăng thêm cho viên chức và người lao động của Viện.
+ Thực hiện đầy đủ, kịp thời các loại báo cáo, thống kê đối với cơ quan tài chính cấp trên. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán đúng quy định của pháp luật.
+ Tham mưu giúp Viện trưởng xây dựng các phương án quản lý, sử dụng và phân phối các nguồn thu, chi, đảm bảo dân chủ, công khai, công bằng, hiệu quả theo đúng quy định của pháp luật và quy chế chi tiêu nội bộ của Viện.
+ Chủ trì hướng dẫn và phối hợp với các tổ chức, đơn vị trong Viện theo dõi việc thực hiện các quy định trong Quy chế chỉ tiêu nội bộ và các chế độ chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm con người cho viên chức và người lao động của viện.
+ Tham mưu, giúp Viện trưởng xây dựng các phương án quản lý, sử dụng và phân phối các nguồn thu, chỉ đảm bảo dân chủ, công khai, công bằng, hiệu quả theo đúng quy định của pháp luật và quy chế chỉ tiêu nội bộ của Viện.
- Quản lý nhân sự, tài sản của Phòng theo quy định của Nhà nước, của Viện Hàn lâm và của Viện Nghiên cứu Con người.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Viện trưởng.